Recensione di Box

Box è un software che semplifica la condivisione di file e cartelle. Archivia tutti i file del tuo progetto in un unico luogo sicuro online per consentire al tuo team di accedere all’ultima versione. Puoi accedere alle tempistiche e ai requisiti del progetto da qualsiasi luogo. Accedi alle informazioni da qualsiasi dispositivo e cerca rapidamente tra e all’interno dei file. Puoi usare Box Notes per collaborare con il tuo team in tempo reale sui progetti, appunti di riunioni, piani, aggiornamenti di stato e altro. Inoltre, puoi automatizzare processi semplici, gestire le approvazioni e centralizzare il feedback per tenere traccia delle versioni e assegnare attività rapidamente. Crea semplici regole per automatizzare attività generali come revisioni e approvazioni per accelerare la circolazione delle informazioni all’interno della tua attività. Ridurre i cicli di revisione assegnando automaticamente le attività di revisione ai membri del team quando vengono caricati nuovi documenti. Una volta completata un’attività, puoi spostare i documenti finali in una cartella “Approvata” e avvisare automaticamente tutte le parti interessate. È possibile utilizzare collegamenti protetti da password per condividere in modo sicuro file riservati. Analizza le statistiche di accesso per sapere quando e con quale frequenza i tuoi file sono stati visualizzati.

BOX – TUTORIAL

Il tutorial che seguirà mostrerà come sfruttare al meglio questo software di condivisione file:

BOX – CARATTERISTICHE

• Integrazione con altre applicazioni, a seconda del piano tariffario selezionato, come: app mobile Microsoft Office, Google, Salesforce, NetSuite, Jive, DocuSign e OneCloud; può anche integrarsi con le soluzioni di Business Intelligence
• Controllo della versione
• Possibilità di aggiungere / modificare più utenti / collaborazione solo su invito
• Modifica dei documenti
• Automazione del flusso di lavoro: cicli di revisione brevi, processi ripetibili, pubblicazione automatica di file / attività approvati
• Funzionalità Box Notes per le attività di gestione del progetto: aggiornamenti dello stato e note sulla riunione
• Marchio personalizzato: puoi inserire il logo aziendale
• Dispositivi mobili: applicazione della password, applicazione dell’autenticazione a più fattori, limitazione dell’accesso offline
• Rapporti statistici per file / utente: ovvero frequenza del file a cui si accede
• Possibilità di tracciare nomi utente,email e indirizzi IP
• Avvisi inviati quando viene rilevata un’attività insolita di download / upload
• Sette diverse autorizzazioni per assegnare gli utenti: per fare un esempio solo visualizzazione, solo caricamento, editor, ecc.

LE RECENSIONI DEGLI UTENTI

Eugene J. “Box: una piattaforma sicura e collaborativa per tutti gli utenti connessi”

Commenti: Sono un cliente Box da circa quattro anni. Durante quel periodo siamo passati da un POC limitato a un’implementazione internazionale su larga scala. Abbiamo riscontrato che Box è molto reattivo sia dal punto di vista dell’assistenza in termini di ascolto dei propri clienti in merito alle caratteristiche e alle esigenze. Il motivo principale per cui abbiamo inizialmente scelto Box era a causa dell’eccezionale framework di sicurezza che era al centro dell’offerta iniziale e continua a essere un obiettivo chiave. Le funzionalità di gestione e governance ci hanno permesso di distribuirle a un gruppo geograficamente diversificato di dipendenti con la certezza che i loro dati sarebbero stati sicuri e sarebbero rimasti protetti.
Il nostro bisogno iniziale era di replicare centralmente i dati da una posizione internazionale. Sulla base del successo di quel POC, siamo stati in grado di replicare quel successo in diverse località internazionali e ritardare o eliminare la necessità di sistemi fisici e di archiviazione che in precedenza erano stati parte della nostra implementazione tecnologica.

Vantaggi: la sicurezza è ancora la mia caratteristica preferita: ho la certezza che i nostri dati siano al sicuro e che rimarranno protetti. Box soddisfa una serie di normative statunitensi e internazionali in materia di sicurezza e requisiti di conformità dei dati. Le notifiche basate su modifiche ai file o alle cartelle ci hanno permesso di creare “flussi di lavoro istantanei” per spostare rapidamente i dati da una varietà di posizioni nelle mani di numerosi utenti. Questo ci ha permesso di creare un sistema in cui i dati non solo sono archiviati in modo sicuro, ma possono essere rapidamente gestiti da un gruppo di personale geograficamente diversificato.
Il roll-out dei posti per i nuovi utenti è semplice e Box mette a disposizione dei suoi utenti un’ampia gamma di materiali di formazione per aiutarli a sfruttare le funzionalità.

Inconvenienti: non c’è molto da non apprezzare: il set di funzionalità è buono e continua a crescere. Se c’è un aspetto negativo, è che – come tutte le soluzioni basate su cloud – è richiesta la connettività e che a volte può essere una sfida per la mia organizzazione sono alcune delle sedi internazionali remote in cui lavoriamo.

Brayan F. “Utilizzo Box per l’archiviazione di documenti personali tramite caricamenti manuali, email e sincronizzazione.”

Commenti: Con questo prodotto, posso salvare e archiviare in sicurezza i miei documenti. Sono accessibili da qualsiasi luogo. Posso condividerli con i colleghi e configurare le cartelle con accesso per più utenti.
Tramite il nostro software di reporting, posso facilmente inviare per email i documenti alle cartelle Box da caricare.

Vantaggi: mi piace la versatilità per caricare e scaricare file. I file possono essere caricati trascinandoli nella cartella in un browser web. Puoi anche consentire il caricamento tramite email. Quando questo è attivato, viene creato un indirizzo email univoco. Tutti gli allegati nelle email inviate a quell’indirizzo vengono caricati in quella cartella. Utilizziamo il nostro software di reporting per inviare report a queste cartelle. All’interno di questa i documenti con un nome univoco possono sostituire quelli esistenti o essere aggiunti oltre all’originale.
I file possono anche essere caricati tramite cartelle sincronizzate. Lo uso per archiviare tutti i miei documenti di lavoro. Qualsiasi file in questa cartella è sincronizzato con la cartella online.I file Box sono facilmente accessibili da qualsiasi browser Web o tramite l’app mobile. Con l’app mobile, puoi anche creare versioni offline di documenti per un facile accesso senza accesso a Internet.Il download può essere completato facilmente tramite l’app o online. I singoli file possono essere scaricati uno alla volta o in massa come file zip.

Inconvenienti: sono abbastanza contento di questo prodotto. L’unica cosa che preferirei è la possibilità di scaricare più file contemporaneamente come file separati anziché essere scaricati come file zip.

Lucas B. “Consentire la mobilità, la collaborazione e la consegna in modo sicuro”

Commenti: ci sono molti servizi se stai cercando un posto dove scaricare i dati. Ma ciò che rende Box il migliore, sono tutte le sue straordinarie caratteristiche. Collaborazione, sincronizzazione, modifica, integrazione di Office, ottime app mobili, criteri, anteprima, flussi di lavoro, automazioni e altro ancora. Nella mia azienda siamo stati in grado di sfruttare molte di queste funzionalità per soddisfare le esigenze specifiche dei nostri utenti finali che senza questo programma non saremmo stati in grado di soddisfare facilmente con le nostre risorse esistenti o piattaforme tradizionali. Siamo stati in grado di sfruttare davvero la piattaforma per consentire ai nostri utenti di raccogliere dati in tutto il mondo su quasi tutte le piattaforme e quindi avere personale in qualsiasi parte del mondo agire su tali dati. Ciò ha aumentato enormemente i nostri tempi di risposta su piattaforme tradizionali come email e FTP.

Vantaggi: Le funzionalità che ho trovato più utili su altre piattaforme di cloud storage sono: 1) Collaborazione non solo esistente, ma facile e intuitiva. Consentire di far emergere i dati su cui è necessario lavorare 2) Focus sulla sicurezza su conformità, crittografia, gestione di livello aziendale 3) Integrazioni di terze parti che consentono a Box di essere veramente una piattaforma da utilizzare con altri software. 4) App mobili, molto potenti e facili da usare

Inconvenienti: ci sono ancora alcune funzionalità di gestione che vorrei vedere migliorate, dando un maggiore controllo all’IT.